Quản Lý Thời Gian Trong Thực Thi Công Vụ Là

Là một kỹ năng sống không thể thiếu tạo nên những người thành công trong thời hiện đại. Đặc biệt là những người bận rộn phải cân bằng giữa sự nghiệp và gia đình, công việc và các mối quan hệ. Vậy quản lý thời gian là gì? Làm sao để quản lý thời gian hiệu quả? Đọc ngay bài viết sau của CET để tìm ra câu trả lời.

Rèn luyện khả năng quyết định, giảm bớt áp lực

Việc quản lý thời gian không hợp lý dẫn tới làm việc nhiều áp lực, quá tải, dễ đưa ra những quyết định sai lầm vì không có đủ thời gian để xem xét, cân nhắc. Ngược lại, nếu bạn kiểm soát tốt thì không những tránh được áp lực deadline mà còn có thời gian đưa ra những quyết định sáng suốt, đúng đắn hơn trong công việc.

Làm thế nào để biết quản lý thời gian hiệu quả hay không?

Mỗi người đều có 24h mỗi ngày nhưng có những người lúc nào cũng có thời gian để làm điều mình muốn, trong khi có nhiều người lại hối hả và không thể hoàn thành việc gì trọn vẹn. Sự khác nhau ở đây là hiệu quả của việc quản lý thời gian. Quản lý thời gian kém sẽ làm giảm hiệu suất làm việc, chất lượng công việc, tạo nên những căng thẳng, áp lực công việc không đáng có.

Để biết mình hiện tại có đang quản lý thời gian hiệu quả không, bạn có thể tự đặt các câu hỏi như sau:

Nếu ⅗ câu trả lời đều là “Không” thì bạn đang gặp vấn đề trong quản lý thời gian và cẩn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian để nâng cao chất lượng công việc, cuộc sống.

Trên đây là các thông tin tổng quan về kỹ năng quản lý thời gian. Đây là kỹ năng không thể thiếu với mỗi người nên nếu bạn muốn làm việc hiệu quả và cân bằng về mọi mặt thì có thể tham khảo để cải thiện bản thân.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower

Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower là một mô hình gồm 4 tiêu chí: Khẩn cấp, không khẩn cấp, quan trọng, không quan trọng. Trong đó bao gồm:

Khi sắp xếp danh sách các nhiệm vụ chồng chéo trong một ngày theo ma trận này, sẽ giúp chúng ta phân chia công việc và thời gian hợp lý. Nhờ đó, hiệu suất được cải thiện và giảm stress trong quá trình xử lý công việc.

Những lợi ích của quản lý thời gian

Lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả giúp tận dụng tối đa thời gian và năng lực của mình, đạt được thành tựu và cân bằng trong cuộc sống, tạo ra sự thịnh vượng và hạnh phúc.

Tăng năng suất làm việc: Quản lý thời gian giúp chúng ta tập trung vào công việc quan trọng và khẩn cấp nhất, từ đó làm việc hiệu quả hơn và hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn.

Đạt được mục tiêu: Khi lập kế hoạch và ưu tiên công việc một cách hợp lý, chúng ta có thể dễ dàng hướng dẫn bản thân đến mục tiêu đã đề ra và đạt được thành tựu trong cuộc sống và công việc.

Giảm stress: Quản lý thời gian giúp tránh bị áp lực và stress do bị chật vật trong việc hoàn thành công việc đúng hạn. Chúng ta có thể làm việc một cách tự tin và thoải mái hơn.

Tạo sự cân bằng: Quản lý thời gian cho phép chúng ta dành thời gian đủ cho công việc, gia đình và cuộc sống cá nhân, giúp tạo ra sự cân bằng và hài hòa trong mọi khía cạnh của cuộc sống.

Nâng cao chất lượng cuộc sống: Khi sử dụng thời gian một cách hợp lý, chúng ta có thể dành nhiều thời gian hơn cho những hoạt động thú vị, thư giãn và du lịch, từ đó nâng cao chất lượng cuộc sống.

Xây dựng thói quen tích cực: Quản lý thời gian tốt giúp hình thành thói quen tích cực trong công việc và cuộc sống, từ đó phát triển khả năng tự quản lý và kỷ luật bản thân.

Tăng khả năng tự tin: Việc hoàn thành công việc đúng hạn và đạt được mục tiêu giúp bạn cảm thấy tự tin hơn về khả năng và năng lực của mình.

Tăng khả năng lãnh đạo: Quản lý thời gian tốt giúp bản thân mỗi người biết cách tổ chức, lãnh đạo hiệu quả, từ đó tạo được ấn tượng tốt trong công việc và cuộc sống.

Hạn chế thói quen xấu, tạo động lực hành động

Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, không biết nói không, tổ chức kém sẽ gây tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể nơi cá nhân ấy làm việc. Quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen không tốt, đồng thời tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng và thời gian biểu chính xác.

Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)

Quy tắc 4D (Do - Dump - Delegate - Defer) giúp chúng ta phân loại, quản lý các nhiệm vụ theo cấp độ ưu tiên, quan trọng:

Nguyên tắc Pareto nhấn mạnh rằng: 80% output (đầu ra/ thành quả/ hậu quả) được tạo bởi 20% input (đầu vào/ đóng góp/ hành động).

Xác định 20% công việc quan trọng nhất: Chúng ta cần phân tích và đánh giá tất cả các công việc cần phải hoàn thành. Sau đó, chọn ra 20% công việc quan trọng nhất cần phải hoàn thành sớm.

Hãy theo dõi xem 20% thời gian đó rơi vào thời điểm nào trong ngày, trong hoàn cảnh nào, với chu trình nào,... Từ đó mô phỏng lại và tập trung vào 20% thời gian hiệu quả này để nâng cao hơn nữa thành quả cuối cùng.

Quy tắc 40 - 30 - 20 - 10 là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Theo quy tắc này, chúng ta có:

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch để kiểm soát thời gian sử dụng cho một hoặc một số hoạt động cụ thể nhằm mục đích tăng hiệu suất, hiệu quả, năng suất. Hiểu một cách đơn giản, kỹ năng quản lý thời gian là việc phân chia, sắp xếp các công việc trong một thời gian nhất định nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Kỹ năng quản lý thời gian đóng vai trò quan trọng để đánh giá hiệu quả công việc. Đa phần kết quả sẽ đánh giá mức độ đạt được trong một quỹ thời gian có hạn chứ không đánh giá dựa trên thời gian hoàn thành sớm hay muộn.

Cùng một khoảng thời gian với một khối lượng công việc và một khoảng thời gian nhưng có người hoàn thành công việc với kết quả tốt nhất trong khi có những người không thể hoàn thành công việc, chậm trễ thời hạn. Do vậy, kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc là yếu tố then chốt để tạo nên thành công và thăng tiến trong công việc.

Rèn luyện khả năng quyết định, giảm bớt áp lực

Việc thiếu kĩ năng quản lý thời gian thường dẫn đến tình trạng làm việc với nhiều áp lực, gián tiếp đưa ra những quyết định sai lầm khi không có đủ thời lượng suy xét. Ngược lại, nếu bạn kiểm soát thời gian tốt, bạn không những tránh được áp lực “deadline” mà còn đưa ra những quyết định sáng suốt hơn trong công việc do có nhiều thời gian để suy nghĩ, đánh giá vấn đề.

Bỏ thói quen trì hoãn công việc

Những người hay trì hoãn là những người quản lý thời gian không tốt. Đây chính là tác nhân khiến công việc bị trì trệ, kéo dài và không hoàn thành đúng hạn.

Quản lý thời gian rõ ràng, có kế hoạch và mục tiêu sẽ như một chiếc khuôn định hướng cho mọi việc. Hành động theo kế hoạch định sẵn sẽ giúp bạn hạn chế tối đa sự trì hoãn trong công việc.

Một Số Mẹo Giúp Quản Lý Thời Gian Tại Công Sở

Bàn làm việc quá bừa bộn sẽ làm giảm sự tập trung của bạn. Hãy dành thời gian sắp xếp, phân loại giấy tờ một cách gọn gàng, khoa học để bạn có thể tập trung vào công việc tốt hơn.

Trước một nhiệm vụ lớn, bạn có thể thấy áp lực và khó làm tốt. Thay vào đó, hãy chia nhỏ công việc và sắp xếp thành một quy trình gồm nhiều bước với các mốc deadline tương ứng. Khi bạn hoàn thành từng phần nhỏ công việc, bạn sẽ không còn cảm thấy khó khăn như lúc đầu.

Lên chi tiết những công việc để làm (Ảnh: Internet)

Nếu bạn cảm thấy mình cứ lặp đi lặp lại một nhiệm vụ mỗi ngày, bạn đang làm việc thiếu hiệu quả. Cải thiện tình trạng này bằng cách ghi chú lại quá trình cũng như thời gian thực hiện để rút kinh nghiệm và tìm ra những phương án tốt hơn.

Nâng cao các kỹ năng đánh máy, vi tính văn phòng cũng giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. (Ảnh: Internet)

Sử dụng tốt các kỹ năng văn phong: vi tính, đánh máy, kỹ năng tìm kiếm trên mạng hay sử dụng các phần mềm hỗ trợ công việc sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hoàn thành công việc. Bên cạnh đó, dành thời gian học thêm các công cụ hữu ích hoặc tham gia các khóa học để nâng cao kỹ năng làm việc, giúp bạn tăng năng suất làm việc một cách đáng kể.

Hy vọng rằng đến đây thì bạn đã biết quản lý thời gian là gì? Hãy bắt đầu kỹ năng quản lý thời gian ngay hôm nay để làm việc, học tập một cách hiệu quả hơn nhé!

Quản lý thời gian giúp chúng ta làm việc thông minh hơn chứ không phải vất vả hơn để hoàn thành nhiều nhiệm vụ trong thời gian ngắn, nhờ đó nắm bắt nhiều cơ hội hơn trong cuộc sống. Quản lý thời gian rất quan trọng trong việc phát huy tối đa thế mạnh và phát triển bản thân một cách tốt nhất cho mỗi người.

Thời gian là một khái niệm trừu tượng dùng để đo lường khoảng thời gian diễn ra các sự kiện, hiện tượng hoặc quá trình trong vũ trụ. Nó là một khía cạnh quan trọng của cuộc sống, được chia thành các đơn vị như giây, phút, giờ, ngày, tháng, năm và các đơn vị lớn hơn như thế kỷ, thiên niên kỷ và nghìn năm.

Thời gian là một thực tế không thể thấy hay chạm được, nhưng nó làm cho mọi sự vật và hiện tượng di chuyển và thay đổi theo một quy luật nhất định. Thời gian là một khái niệm cơ bản của vật lý và có tầm quan trọng rất lớn trong nhiều lĩnh vực như khoa học, kỹ thuật, kinh tế, xã hội và cuộc sống hàng ngày của chúng ta.

Ý nghĩa của thời gian là vô cùng to lớn và phức tạp. Thời gian đóng vai trò quan trọng trong nhiều khía cạnh của cuộc sống và vũ trụ:

Quá trình thay đổi: Thời gian là nguyên nhân tạo nên sự thay đổi, phát triển, và tiến hóa của mọi sự vật và hiện tượng trong vũ trụ. Nó làm cho mọi thứ từ con người, động vật, thực vật, cho đến các hành tinh và sao chổi, đều có thể tồn tại và phát triển theo thời gian.

Hiểu về quá khứ: Thời gian cho phép chúng ta xem xét quá khứ, học hỏi từ lịch sử và kinh nghiệm của nhân loại. Qua việc theo dõi và nghiên cứu thời gian, ta có thể hiểu rõ hơn về nguồn gốc và tiến hóa của cuộc sống.

Hiện tại và lựa chọn: Thời gian giúp ta có thể sống và trải nghiệm hiện tại. Nó cho phép ta tồn tại trong không gian này và thực hiện các lựa chọn trong cuộc sống, từ việc quyết định công việc, học tập, tận hưởng, cho đến xây dựng mối quan hệ và hạnh phúc.

Tương lai và kế hoạch: Thời gian giúp ta có thể lập kế hoạch và chuẩn bị cho tương lai. Ta có thể đặt ra mục tiêu, hoạch định công việc và tạo ra những kế hoạch để đạt được thành tựu trong tương lai.

Giá trị: Thời gian được coi là quý giá vì nó là một tài nguyên không thể tái tạo. Điều này thúc đẩy chúng ta tận dụng mỗi khoảnh khắc để sống ý nghĩa và tận hưởng cuộc sống.

Thời gian có ý nghĩa rất sâu sắc trong cuộc sống của chúng ta, từ việc tạo nên sự tồn tại và tiến hóa, cho đến việc hiểu về quá khứ, trải nghiệm hiện tại và lập kế hoạch cho tương lai. Thời gian là một tài nguyên vô cùng quý giá và định hình cách chúng ta sống và tồn tại trong vũ trụ này.

Quản lý thời gian là quá trình tổ chức, sắp xếp và ưu tiên công việc, hoạt động trong cuộc sống để sử dụng thời gian hiệu quả nhất. Mục tiêu của việc quản lý thời gian nhằm tăng cường năng suất làm việc, giảm stress, đảm bảo hoàn thành công việc đúng hạn và có thời gian dành cho các hoạt động giải trí, nghỉ ngơi, sở thích cá nhân.

Quản lý thời gian bao gồm nhiều khía cạnh, như:

Lập kế hoạch: Xác định mục tiêu, ưu tiên công việc và lên kế hoạch thực hiện chúng theo thời gian cụ thể.

Ưu tiên công việc: Xác định công việc quan trọng và khẩn cấp nhất để làm trước, đảm bảo không bị sao lãng vào những việc không quan trọng.

Phân chia thời gian: Chia thời gian thành các đoạn ngắn, tập trung vào từng nhiệm vụ trong thời gian cụ thể và giữ đều đặn trong việc sử dụng thời gian.

Tránh lãng phí thời gian: Đề phòng việc lãng phí thời gian bằng cách tránh những hoạt động không cần thiết, giảm thiểu xao lãng và lười biếng.

Ứng dụng công nghệ: Sử dụng các công cụ, ứng dụng hỗ trợ quản lý thời gian để lên kế hoạch, theo dõi và tổ chức công việc một cách hiệu quả.

Tự kiểm soát: Tự giám sát và đánh giá quá trình quản lý thời gian để cải thiện và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Quản lý thời gian đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, giúp ta tận hưởng cuộc sống hạnh phúc và thành công trong sự nghiệp.